Onderzoekstijd onder druk: een evidence-gebaseerde herijking van wanneer een grantaanvraag de moeite waard is

Bij NWO-talentprogramma's lag het honoreringspercentage in 2024 op 14,81%. Zeventien jaar eerder was dat nog 22,20% (Rathenau Instituut, 2024). Een onderzoeker die niet meebeweegt met die verschuiving, schrijft in expectation een steeds groter deel van haar week voor de prullenbak. Dit stuk doet de rekensom expliciet en vraagt op welk moment in de aanvraagcyclus die rekening eigenlijk gemaakt zou moeten worden.

De getalmatige achtergrond

Het cijferbeeld is niet abstract. NWO Veni 2024 ontving 1.365 vooraanmeldingen, leidde tot 469 volledige aanvragen en honoreerde er 200, oftewel 14,6% van het beginpunt en 42,6% van het volledige-aanvraagstadium (NWO, 2024). Voor de NWO Open Competitie kwam 2024 uit op 20,44%, het laagste recente punt was 15,20% in 2020 (Rathenau, 2024). Bovenliggende lijn: talent-honoreringskansen zakten van 22,20% (2007) naar 14,81% (2024), ondanks tussentijdse budgetintensiveringen.

Voor wie elke ronde indient, betekent dat een trage maar onmiskenbare verschuiving van het meest waarschijnlijke uitkomst-scenario van toekenning naar afwijzing. De systemische cijfers laten weinig ruimte voor interpretatie. Zes van de zeven Veni-vooraanmeldingen leiden niet tot een grant.

De tijdscost per voorstel

Een grantvoorstel is geen weektaak. In een observationele studie van Australische NHMRC-aanvragen kwam de gemiddelde tijdsbesteding voor een nieuw voorstel uit op 38 werkdagen onderzoekertijd, voor resubmits op 28 dagen, en gemiddeld over alle voorstellen op 34 dagen (Herbert et al., 2013). Voor de hoofdaanvrager alleen ging het om 27 nieuwe en 21 hersubmissie-dagen.

Andere disciplines en regio's geven andere getallen. Een survey onder 113 astronomen en 82 psychologen kwam uit op gemiddeld 116 PI-uur en 55 co-investigator-uur per voorstel, samen ongeveer 171 uur (von Hippel & von Hippel, 2015). Voor consortium-aanvragen in een Europese energie-onderzoekscall ging een lead-onderzoeker mediaan 50 werkdagen kwijt, met team-totalen rond 52 dagen verdeeld over ruim vijf partners (Schweiger et al., 2023).

De ondergrens ligt rond 170 uur per voorstel, de bovengrens rond 400 uur. De spreiding zelf is een bevinding: het werk schaalt met programma-complexiteit, consortium-omvang, en herhaal versus nieuw.

Wat extra tijd niet doet

Wat de Australische data zeldzaam maken, is dat ze de tijd-succes-relatie kwantificeren. Het antwoord is niet wat hoofdaanvragers graag horen. Tien extra dagen per voorstel correspondeerde met een prevalence ratio van 0,91 voor succes (95% CI 0,78-1,04) bij hoofdaanvragers, en 0,89 (95% CI 0,67-1,17) bij overige onderzoekers (Herbert et al., 2013). Het 95%-betrouwbaarheidsinterval omvat 1,0, dus de meest correcte conservatieve uitspraak is geen meetbaar voordeel.

Daaruit volgt iets ongemakkelijks. De marginale uren die in een voorstel worden gestopt om het sterker te maken, lijken empirisch geen detectable effect op slaagkans te hebben. Wat dat overlaat als verklaring voor verschillen in succes is fit met de call, kwaliteit van de onderliggende lijn, en de grilligheid van peer review zelf, niet de hoeveelheid polijst-uren.

De rekening per gehonoreerde grant

Op systeemniveau telt het op. Voor de NHMRC-ronde van 2012 schatte Herbert dat 550 onderzoekjaar werd besteed aan voorstelvoorbereiding voor 3.727 voorstellen, met salaireffort van AU$66 miljoen (Herbert et al., 2013). Voor het Europese energie-onderzoeksprogramma berekende Schweiger dat ongeveer 300 person-days werden besteed per gefinancierd voorstel, ofwel ruim één werkjaar aan voorstellen per uitgereikte grant (Schweiger et al., 2023).

Die last is niet gelijk verdeeld. Een PI in een onderzoeksgroep met lage win-rate financiert via afgewezen aanvragen feitelijk de gehonoreerde voorstellen van anderen mee. Onder de huidige paylines is dat geen randverschijnsel maar een structureel patroon. In contest-modellen van wetenschappelijke financiering volgt dit ook formeel: bij dalende paylines verdringt voorsteltijd onderzoekstijd (Gross & Bergstrom, 2019).

Wat een rationele onderzoeker daarmee doet

De combinatie van die drie bevindingen, dalende honoreringskansen, hoge tijdscost per voorstel, en geen meetbare succes-bonus voor extra polijsten, schuift het rationele moment van triage naar een specifiek punt in de aanvraagcyclus. Het ligt voor drafting, niet erna.

Pre-submission triage is dan niet een productpitch maar de logische plaats voor de beslissing waar drafting-uren naartoe gaan. Een go/no-go op basis van fit met de call-criteria voorkomt dat de duurste fase van het proces, het schrijven zelf, wordt besteed aan voorstellen waar de afstand tussen projectprofiel en call al te groot is om te dichten. Dat is geen tijdsbesparingbelofte. Het is een herallocatie van dezelfde uren naar calls waar de fit op voorhand verifieerbaar wordt geacht.

Gross en Bergstrom merken op dat ook structurele oplossingen denkbaar zijn, zoals een gedeeltelijke loterij over voorstellen die een minimumkwaliteit halen, om systeemniveau-efficiëntie te herstellen (Gross & Bergstrom, 2019). Tot zo'n stelselwijziging er is, blijft de individuele triage de enige hefboom waar de onderzoeker zelf controle over heeft.

Wat pre-submission triage concreet vraagt

Triage werkt alleen als ze expliciet gebeurt. Een onderbuikgevoel, "deze call past wel", levert geen audit-trail op en vermijdt het ongemak van eerlijk benoemen waar het projectprofiel onvoldoende evidence biedt voor een criterium. Drie eisen volgen:

Ten eerste: criteria moeten letterlijk uit de call worden gehaald. Een geparafraseerde criteriumlijst is niet de criteriumlijst. Ten tweede: voor elk criterium moet de afstand tussen projectprofiel en call verifieerbaar worden benoemd, idealiter met een verbatim quote uit de programmatekst en een expliciet aanwijsbare lacune of dekking. Ten derde: de uitkomst moet traceerbaar zijn voor co-aanvragers en grant office, niet als compliance-laag, maar als basis voor het gesprek over wel of niet doorgaan.

Dat is wat triage onderscheidt van afzien op gevoel. De extra inspanning vóór drafting valt in het niet bij de tijd die anders aan een onfit-draft wordt besteed.

Hoe Grantfit Research dit operationaliseert

Grantfit Research is gebouwd rond precies die drie eisen. De Fit Analysis-module leest de call, extraheert evaluatiecriteria als gestructureerde items, en scoort het projectprofiel per criterium. Waar een criterium een knockout-risico oplevert, surface't de module de verbatim quote uit de programmatekst en de specifieke lacune in het projectprofiel die het risico veroorzaakt. Beslissingen, criteria en bewijs blijven in een audit-trail bewaard, beschikbaar voor co-aanvragers en grant office.

Wat dat niet claimt: dat de honoreringskans van een gefitte aanvraag erdoor stijgt. Daar speelt peer review, en geen pre-screen kan peer review vervangen. Wat het wel doet: de keuze waar drafting-uren naartoe gaan expliciet en herhaalbaar maken, en daarmee de structurele logica van bovenstaande paragrafen operationaliseren in de aanvraagworkflow zelf.

De tool is in die zin geen oplossing voor het paylineprobleem. Het probleem is structureel en zal door een individuele PI niet worden opgelost. De tool is een poging om de tijdsallocatie binnen de huidige paylines rationeel verifieerbaar te maken.

Wat deze analyse niet dekt

De cijfers uit Herbert en von Hippel komen uit Australië en de Verenigde Staten. Ordes van grootte vertalen, exacte uren niet. Schweigers ratio van 300 person-days per gefinancierde grant is een systeemniveau-cijfer dat niet 1-op-1 een individuele beslissing weerspiegelt.

Pre-submission triage is geen vervanging voor peer review. Het is een eerdere filter, met andere doelen en andere foutmodi. Er is geen evidence dat triage de honoreringskans van gefitte aanvragen verhoogt, daar speelt peer review en het kwaliteitsoordeel over de wetenschap zelf.

Honoreringspercentages variëren sterk per discipline, programma en ronde. Het gemiddelde van 14,81% bij talent-programma's verbergt zowel hogere als lagere uitkomsten in subdomeinen. Lezers die hun eigen rekensom maken, doen er goed aan met de eigen call-data te beginnen, niet met deze gemiddelden.

Slot

Zolang paylines onder ongeveer 20% blijven, blijft "schrijven of niet" een echte keuze, niet een procedurestap. Het systeem zal niet vanzelf ruim worden, en de individuele onderzoeker heeft over de payline geen invloed.

De vraag die overblijft is hoe lang een groep wacht voordat triage de eerste stap wordt en drafting de tweede. Voor wie de cijfers neemt zoals ze zijn, is dat niet een vraag van smaak. Het is een vraag van tijdsallocatie.