Wanneer is een subsidieaanvraag de schrijftijd waard?

Bij NWO-talentprogramma's lag het honoreringspercentage in 2024 op 14,81%. Zeventien jaar eerder was dat nog 22,20% (Rathenau Instituut, 2024). Een onderzoeker die niet meebeweegt met die verschuiving, besteedt gemiddeld een steeds groter deel van haar tijd aan aanvragen die niet worden gehonoreerd. Dit stuk maakt die rekensom expliciet en vraagt op welk moment in de aanvraagcyclus je die afweging eigenlijk zou moeten maken.

Wat de cijfers laten zien

Het cijferbeeld is niet abstract. NWO Veni 2024 ontving 1.365 vooraanmeldingen, leidde tot 469 volledige aanvragen en honoreerde er 200, oftewel 14,6% van het beginpunt en 42,6% van het volledige-aanvraagstadium (NWO, 2024). Voor de NWO Open Competitie kwam 2024 uit op 20,44%, het laagste recente punt was 15,20% in 2020 (Rathenau, 2024). De grote lijn is duidelijk: de honoreringskans binnen de talentprogramma's daalde van 22,20% (2007) naar 14,81% (2024), ondanks tussentijdse budgetverhogingen.

Voor onderzoekers die ronde na ronde indienen, verschuift het uitgangspunt langzaam maar duidelijk: afwijzing wordt waarschijnlijker dan toekenning. De cijfers laten weinig ruimte voor interpretatie. Zes van de zeven Veni-vooraanmeldingen leiden niet tot een toekenning.

De tijdsinvestering per voorstel

Een subsidievoorstel is geen weektaak. In een observationele studie van Australische NHMRC-aanvragen kwam de gemiddelde tijdsbesteding voor een nieuw voorstel uit op 38 werkdagen onderzoekstijd, voor herindieningen op 28 dagen, en gemiddeld over alle voorstellen op 34 dagen (Herbert et al., 2013). Voor de hoofdaanvrager alleen ging het om 27 dagen voor een nieuw voorstel en 21 voor een herindiening.

Andere disciplines en regio's geven andere getallen. Een survey onder 113 astronomen en 82 psychologen kwam uit op gemiddeld 116 PI-uur en 55 co-investigator-uur per voorstel, samen ongeveer 171 uur (von Hippel & von Hippel, 2015). Voor consortium-aanvragen in een Europese energie-onderzoekscall ging een lead-onderzoeker mediaan 50 werkdagen kwijt, met team-totalen rond 52 dagen verdeeld over ruim vijf partners (Schweiger et al., 2023).

De ondergrens ligt rond 170 uur per voorstel, de bovengrens rond 400 uur. De spreiding zelf is een bevinding: het werk groeit mee met de complexiteit van het programma, de omvang van het consortium en of een voorstel nieuw is of opnieuw wordt ingediend.

Wat extra tijd niet doet

Wat de Australische data zeldzaam maken, is dat ze de tijd-succes-relatie kwantificeren. Het antwoord is niet wat hoofdaanvragers graag horen. Tien extra dagen per voorstel kwam overeen met een prevalence ratio van 0,91 voor succes (95% CI 0,78-1,04) bij hoofdaanvragers en 0,89 (95% CI 0,67-1,17) bij overige onderzoekers (Herbert et al., 2013). Het 95%-betrouwbaarheidsinterval omvat 1,0, dus de meest correcte conservatieve uitspraak is geen meetbaar voordeel.

Daaruit volgt iets ongemakkelijks. De marginale uren die in een voorstel worden gestopt om het sterker te maken, lijken empirisch geen meetbaar effect op de slaagkans te hebben. Wat dat overlaat als verklaring voor verschillen in succes is de aansluiting op de call, de kwaliteit van de onderliggende lijn en de grilligheid van peer review zelf, niet de hoeveelheid uren die in bijschaven gaat zitten.

De rekening per gehonoreerde aanvraag

Op systeemniveau telt het op. Voor de NHMRC-ronde van 2012 schatte Herbert dat 550 onderzoekjaar werd besteed aan voorstelvoorbereiding voor 3.727 voorstellen, met salaireffort van AU$66 miljoen (Herbert et al., 2013). Voor het Europese energie-onderzoeksprogramma berekende Schweiger dat ongeveer 300 person-days werden besteed per gefinancierd voorstel, ofwel ruim één werkjaar aan voorstellen per toekenning (Schweiger et al., 2023).

Die last is niet gelijk verdeeld. Een PI in een onderzoeksgroep met een lage slaagkans financiert via afgewezen aanvragen feitelijk de gehonoreerde voorstellen van anderen mee. Bij de huidige honoreringspercentages is dat geen randverschijnsel maar een structureel patroon. In modellen van wetenschappelijke financiering volgt dit ook formeel: bij dalende percentages verdringt voorbereidingstijd de onderzoekstijd (Gross & Bergstrom, 2019).

Wat een rationele onderzoeker daarmee doet

De combinatie van die drie bevindingen, dalende honoreringskansen, een hoge tijdsinvestering per voorstel en geen aantoonbaar effect van extra bijschaven, schuift het moment waarop je moet besluiten of een call de moeite waard is naar een specifiek punt in de aanvraagcyclus. Dat punt ligt vóór het schrijven, niet erna.

Een vroege fit-check is dan geen verkooppraatje, maar een logische stap: bepaal eerst welke aanvragen de schrijftijd waard zijn. Een go/no-go op basis van de aansluiting bij de call-criteria voorkomt dat de duurste fase, het schrijven zelf, opgaat aan voorstellen waar de afstand tussen projectprofiel en call al te groot is om te overbruggen. Het gaat niet om een simpele tijdsbesparing, maar om een betere verdeling van dezelfde uren over calls waar de fit vooraf aannemelijk is.

Gross en Bergstrom merken op dat ook structurele oplossingen denkbaar zijn, zoals een gedeeltelijke loterij over voorstellen die een minimumkwaliteit halen, om systeemniveau-efficiëntie te herstellen (Gross & Bergstrom, 2019). Tot zo'n stelselwijziging er is, blijft de individuele triage de enige hefboom waar de onderzoeker zelf controle over heeft.

Wat een vroege fit-check concreet vraagt

Triage werkt alleen als ze expliciet gebeurt. Een onderbuikgevoel, "deze call past wel", levert geen controleerbaar spoor op en vermijdt het ongemak van eerlijk benoemen waar het projectprofiel onvoldoende onderbouwing biedt voor een criterium. Drie eisen volgen:

Ten eerste: criteria moeten letterlijk uit de call worden gehaald. Een geparafraseerde criteriumlijst is niet de criteriumlijst. Ten tweede: voor elk criterium moet de afstand tussen projectprofiel en call verifieerbaar worden benoemd, idealiter met een letterlijke passage uit de programmatekst en een expliciet aanwijsbare lacune of dekking. Ten derde: de uitkomst moet herleidbaar zijn voor co-aanvragers en grant office, niet als formaliteit, maar als basis voor het gesprek over wel of niet doorgaan.

Dat is wat triage onderscheidt van afzien op gevoel. De extra inspanning vóór het schrijven valt in het niet bij de tijd die anders in een kansarme aanvraag gaat zitten.

Hoe GrantFit dit toepast

GrantFit is gebouwd rond precies die drie eisen. De fit-analyse verwerkt de calltekst, haalt de beoordelingscriteria eruit als gestructureerde onderdelen en scoort het projectprofiel per criterium. Waar een criterium een knockout-risico oplevert, een punt waarop de aanvraag al vóór de inhoudelijke beoordeling kan stranden, toont de module de letterlijke passage uit de programmatekst en de specifieke lacune in het projectprofiel die het risico veroorzaakt. Beslissingen, criteria en onderbouwing blijven bewaard in een controleerbaar logboek (auditlog), beschikbaar voor co-aanvragers en grant office.

Wat dat niet claimt: dat de honoreringskans van een goed passende aanvraag erdoor stijgt. Daar speelt peer review, en geen voorselectie kan peer review vervangen. Wat het wel doet: de keuze waar de schrijfuren naartoe gaan expliciet en herhaalbaar maken, en die logica vertalen naar het aanvraagproces zelf.

De tool is in die zin geen oplossing voor de lage honoreringspercentages. Dat probleem is structureel en wordt niet door een individuele PI opgelost. De tool is een poging om de verdeling van tijd binnen die lage percentages controleerbaar te maken.

Wat deze analyse niet dekt

De cijfers uit Herbert en von Hippel komen uit Australië en de Verenigde Staten. Ordes van grootte vertalen, exacte uren niet. Schweigers ratio van 300 person-days per gefinancierde grant is een systeemniveau-cijfer dat niet 1-op-1 een individuele beslissing weerspiegelt.

Een vroege fit-check is geen vervanging voor peer review. Het is een eerdere filter, met andere doelen en andere foutmodi. Er is geen bewijs dat zo'n fit-check de honoreringskans van goed passende aanvragen verhoogt; dat is het terrein van peer review en het kwaliteitsoordeel over de wetenschap zelf.

Honoreringspercentages variëren sterk per discipline, programma en ronde. Het gemiddelde van 14,81% bij talent-programma's verbergt zowel hogere als lagere uitkomsten in subdomeinen. Lezers die hun eigen rekensom maken, doen er goed aan met de eigen call-data te beginnen, niet met deze gemiddelden.

Slot

Zolang de honoreringspercentages onder ongeveer 20% blijven, blijft "schrijven of niet" een echte keuze, niet een procedurestap. Het systeem wordt niet vanzelf ruimer, en de individuele onderzoeker heeft op dat percentage geen invloed.

De vraag is dus niet óf onderzoeksgroepen eerst triëren, maar wanneer: vóórdat de schrijftijd begint, of pas nadat die al is besteed. Wie de cijfers serieus neemt, begint niet met schrijven maar met kiezen.